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Tout savoir sur la gestion d’un congédiement en conformité avec les Normes du travail au Québec

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Congédier un employé est une décision difficile qui doit être prise avec la plus grande rigueur par l’employeur. En effet, un congédiement mal géré peut avoir de lourdes conséquences juridiques, réputationnelles et financières pour l’entreprise, en plus d’affecter le moral des troupes. C’est pourquoi il est primordial de bien comprendre et de respecter les Normes du travail encadrant le processus de congédiement.

Ce texte abordera les aspects clés du congédiement, y compris les motifs justifiant une telle décision, les exigences légales en matière de préavis et d’indemnité de départ, le concept de congédiement déguisé, les recours possibles ainsi que la gestion des réactions négatives.

Le contenu présenté se veut un outil d’accompagnement pour tous les employeurs régis par la Loi sur les normes du travail au Québec et ne constitue pas une opinion légale. Par conséquent, les cas de congédiement étant souvent complexes, nous vous suggérons de consulter un avocat en droit du travail pour obtenir un avis juridique ou tout autre professionnel expérimenté en relations du travail comme SCE .

Quelques définitions sur le congédiement

Les Normes du travail au Québec sont un ensemble de lois et règlements établissant les conditions minimales de travail que les employeurs doivent respecter. Elles visent à protéger les droits fondamentaux des travailleurs tout en encadrant les obligations des employeurs. Les normes couvrent notamment le salaire, les heures de travail, les congés, les avis de cessation d’emploi et les recours en cas de litiges.

Débutons par faire la distinction entre les différentes possibilités de fin d’emploi dans une organisation. Il existe une distinction entre le congédiement, la mise à pied, le licenciement et la démission :

  • Le congédiement survient lorsqu’un employeur met fin de façon définitive à l’emploi d’un travailleur, généralement pour des raisons disciplinaires ou d’incapacités de l’employé à exécuter ses tâches (raisons administratives).
  • La mise à pied est une interruption temporaire de l’emploi, souvent due à un manque de travail. L’employé mis à pied peut donc être rappelé au travail et il conserve son lien d’emploi pendant la durée de sa mise à pied.
  • Le licenciement est la rupture définitive du lien d’emploi, mais pour des raisons économiques, technologiques ou organisationnelles.
  • La démission est l’acte par lequel l’employé décide de mettre fin lui-même à son emploi, de son plein gré..

Quels sont les droits et obligations de l’employeur en matière de congédiement?

Il est crucial pour les employeurs de comprendre leurs droits et obligations lors d’un congédiement afin d’éviter des conséquences négatives. Les principaux aspects à considérer incluent :

  • Motivation du congédiement : En cas de congédiement pour cause juste et suffisante, l’employeur doit documenter les raisons de la décision et s’assurer qu’elles sont légitimes et justifiables.
  • Respect des délais de préavis : L’employeur doit respecter les délais de préavis appropriés prévus par la Loi sur les normes du travail en fonction de l’ancienneté de l’employé ou fournir une indemnité compensatoire.

Qu’est-ce qu’un congédiement abusif?

Il est important de respecter la notion de congédiement pour cause juste et suffisante, puisqu’un congédiement peut être considéré comme abusif dans ces deux situations:

  • Lorsque l’employeur congédie avec malice, méchanceté et intention de nuire à l’employé.
  • Lorsque l’employeur fait preuve d’une insouciance, négligence ou maladresse excessive dans l’exercice de son droit de congédier, sans égards aux dommages causés à l’employé.

La jurisprudence fournit de nombreux exemples de comportements pouvant rendre un congédiement abusif, comme :

  • Manquer de considération et d’égards envers l’employé lors du congédiement
  • Faire des commentaires insultants, humiliants ou diffamatoires
  • Congédier de façon précipitée, sans préavis ni explications
  • Exercer des représailles illégales
  • Manquer à l’obligation de bonne foi dans l’exécution du contrat

Cela peut donner lieu à un recours additionnel en dommages-intérêts pour réparer le préjudice causé par le comportement abusif. Il est donc essentiel pour l’employeur d’agir avec diligence, bonne foi et considération lors d’un congédiement, sans quoi il s’expose à devoir verser des dommages punitifs importants en plus de l’indemnité de départ.

Quels sont les motifs de congédiement?

Selon la Loi sur les normes du travail, un employeur ne peut congédier un employé que pour une cause juste et suffisante, c’est-à-dire un motif sérieux lié à l’emploi, qu’il soit disciplinaire ou administratif.

Des exemples de motifs valables de congédiement sont liés à une inconduite répétée comme :

  • des retards injustifiés;
  • des violations de règles de santé et sécurité;
  • de l’insubordination;
  • de la consommation de drogues sur les lieux de travail.

L’employeur procédera à des mesures disciplinaires en respectant les principes de gradation des sanctions et de proportionnalité de la faute afin de corriger le comportement fautif de l’employé.

Des exemples de motifs valables de congédiement peuvent aussi être liés à une incompétence démontrée malgré les efforts de formation ou à une incapacité de l’employé de fournir sa prestation de travail de manière continue et régulière.

Dans ce cas, l’employeur procédera à des mesures administratives, qui donneront entre autres l’occasion à l’employé de corriger la situation. Ainsi, bien que le manquement de l’employé ne soit pas volontaire, puisqu’il n’offre pas une prestation de travail adéquate, le congédiement est possible, en respectant des critères précis.

Documenter les manquements : une preuve essentielle pour protéger l’employeur de litige

Il est crucial pour l’employeur de bien documenter au fil du temps les manquements et comportements fautifs de l’employé, ainsi que les mesures disciplinaires et d’encadrement qui ont été prises pour tenter de corriger la situation. Cette preuve sera essentielle pour démontrer la justesse de la décision de congédier. De plus, toute lettre de congédiement doit inclure les raisons du congédiement, les avis écrits fournis à l’employé, et toute communication pertinente. Une documentation adéquate protège l’employeur en cas de litige éventuel.

Quels sont les points clés d’une gestion adéquate lors d’un congédiement?

Communiquer avec l’employé

La communication est essentielle lors d’un congédiement. L’employeur doit annoncer la décision de manière claire, directe et respectueuse. Il est important d’expliquer les raisons du congédiement et de fournir les informations nécessaires concernant le préavis, l’indemnité de départ et tout autre élément auquel l’employé a droit. Cependant, la rencontre n’est pas un moment de négociation entre l’employé congédié et l’employeur.

Prévoir la rencontre de congédiement

Par ailleurs, il faut également choisir le bon moment et le bon endroit pour procéder au congédiement. Il est suggéré de congédier au début ou à la fin de la journée de travail de l’employé et dans un lieu privé et neutre, afin d’assurer la confidentialité et le respect. Il est par ailleurs conseillé d’avoir un témoin autant du côté de l’employeur que de l’employé. En effet, il est important de donner l’occasion à l’employé d’être accompagné par un autre employé de son choix, d’un délégué syndical ou d’un autre représentant. Le congédiement n’est pas une bonne nouvelle, alors il faut permettre à l’employé d’exprimer ses sentiments et ses préoccupations. De plus, l’employeur doit démontrer de l’empathie et de la compréhension envers l’employé congédié sans prendre une position défensive.

Soutenir l’employé pour la suite

Offrir un soutien à l’employé congédié peut atténuer les impacts négatifs du congédiement. Cela peut inclure des services de reclassement, des références professionnelles, ou des conseils sur la recherche d’emploi. Ce soutien démontre une considération pour l’employé et peut aider à préserver la réputation de l’entreprise.

Fournir un certificat de travail à l’employé au besoin

Lors de sa fin d’emploi, un employé peut exiger de son employeur un certificat de travail spécifiant ses fonctions et la durée de son emploi. Le certificat doit aussi contenir le nom et l’adresse de l’employeur. Cette attestation n’équivaut pas à une lettre de recommandation. Elle n’a pas à faire état de la qualité du travail ou de la conduite de l’employé.

Comment prévenir et gérer les réactions négatives face à un congédiement?

L’employeur doit également gérer professionnellement les réactions négatives potentielles des collègues, en les informant des motifs généraux sans donner de détails confidentiels.

Informer pour éviter les rumeurs

Il faut informer les autres employés de manière transparente pour éviter les rumeurs et les spéculations. En expliquant que la décision était nécessaire pour la stabilité et l’avenir de l’entreprise, vous vous assurez que le moral des employés restants soit maintenu.

Sensibiliser les employés par rapport au congédiement

De plus, il est important de sensibiliser les employés et les gestionnaires aux Normes du travail et aux politiques de l’entreprise en matière de congédiement.

Quel est le préavis à respecter ou l’indemnité de départ en cas de congédiement?

Au Québec, les Normes du travail stipulent que l’employeur doit donner un avis écrit de cessation d’emploi (préavis) lors d’un congédiement. La durée de ce préavis dépend de la durée de service continu de l’employé :

  • Moins de 3 mois : aucun préavis requis.
  • 3 mois à 1 an : 1 semaine de préavis.
  • 1 à 5 ans : 2 semaines de préavis.
  • 5 à 10 ans : 4 semaines de préavis.
  • 10 ans et plus : 8 semaines de préavis.

L’employeur peut choisir de ne pas donner d’avis et, à la place, offrir une indemnité compensatrice équivalente au salaire habituel que l’employé aurait gagné entre la date à laquelle l’avis aurait dû lui être remis et la fin de son emploi, soit la période de préavis. De plus, l’employé congédié a droit à son salaire gagné pour le travail effectué, ses vacances accumulées, ainsi que les autres avantages prévus à son contrat de travail. Vous retrouverez ces informations aux articles 82 et 83 de la Loi sur les normes du travail.

Attention à ne pas confondre le préavis obligatoire des Normes du travail avec le délai de congé en vertu du Code civil du Québec. Pour de plus amples renseignements, nous vous invitons à consulter, entre autres, l’article 2091 du Code civil ainsi que la jurisprudence en matière de délai raisonnable.

Étant donné que chaque cas de congédiement est unique, il importe de valider vos obligations légales en vertu des lois du travail au Québec. Les spécialistes en relation de travail chez SCE  ou un avocat en droit du travail pourront vous accompagner à ce sujet.

Éviter à tout prix le congédiement déguisé

Il est important de souligner qu’il est totalement illégal pour un employeur d’avoir recours à un « congédiement déguisé ». Le concept de congédiement déguisé est un moyen détourné de mettre fin à l’emploi de l’employé où l’employeur modifie substantiellement les conditions de travail de l’employé de manière unilatérale, ce qui le pousse, le plus souvent, à démissionner.

Exemples de congédiement déguisé
  • Réductions de salaire;
  • Changements importants dans les responsabilités;
  • Transferts à des postes moins désirables sans justification valable.

Un congédiement déguisé est considéré comme un congédiement sans cause juste et suffisante et l’employeur s’expose à de lourdes sanctions et poursuites judiciaires.

Quels sont les recours de l’employé congédié?

Contester un congédiement

Un employé peut contester son congédiement s’il juge qu’il n’y a pas de cause juste et suffisante. Il dispose de 45 jours pour déposer une plainte écrite auprès de la Commission des normes de l’équité et de la santé et sécurité au travail (CNESST). S’il a gain de cause, l’employeur pourrait devoir le réintégrer, lui verser une indemnité compensatrice ou les deux.

Intenter une action en justice

Un employé congédié peut également envisager d’intenter une action en justice en vertu du Code civil du Québec pour des motifs tels que le congédiement abusif ou le délai de congé insuffisant.

En conclusion, bien que le congédiement constitue un droit de gestion, l’employeur doit respecter un cadre légal strict. Gérer un congédiement en conformité avec les Normes du travail au Québec demande une compréhension claire des obligations légales et une gestion respectueuse du processus.

Les employeurs doivent être conscients des motifs justifiant un congédiement, des exigences en matière de préavis et d’indemnité de départ, et des risques associés au congédiement déguisé.

En adoptant des pratiques de communication transparentes et en offrant un soutien approprié aux employés congédiés et en se faisant accompagner par des se faisant accompagner par des ressources externes spécialisées en gestion des ressources humaines ou en droit du travail, les organisations peuvent gérer ce processus difficile de manière professionnelle et humaine, minimisant ainsi les risques de conflits et de litiges.

 

Geneviève Jacob, M.A., CRIA Consultante senior en ressources humaines et relations de travail