24 juillet 2024

Planification de la main-d’oeuvre : comment se structurer

Que l’on parle de pénurie ou de rareté de main-d’œuvre, toutes les entreprises vivent actuellement un défi de taille en matière de recrutement et de rétention de personnel. Si votre organisation doit gérer un nombre considérable d’employés, vous êtes sans doute confronté au quotidien à l’ampleur de la tâche qu’est celle de gérer la prévision et la répartition adéquate des effectifs. Prévoir les bons employés aux bons moments de la journée pour assurer l’efficacité des opérations, conjuguer avec les disponibilités et particularités de chacun des employés, solutionner rapidement les impondérables, tout cela en respectant les conventions et ententes, voilà une tâche qui demande beaucoup de temps, d’énergie et de rigueur. L’anticipation des besoins en personnel et la répartition adéquate des ressources sont aujourd’hui des enjeux plus qu’importants au sein des organisations, mais une planification de main-d’œuvre adéquate peut être une solution.

Qu’est-ce que la planification de la main-d’œuvre ?

La planification de la main-d’œuvre consiste à élaborer et à déployer des stratégies permettant de répondre aux besoins actuels et futurs d’une organisation en matière de ressources humaines. Il existe deux types de planification de la main-d’œuvre qui agissent en complémentarité.

Le concept de planification stratégique de la main-d’œuvre consiste à prévoir les besoins futurs de l’organisation en matière d’employés pour les prochaines années. On doit analyser le contexte organisationnel, comme les départs à la retraite à venir, ainsi que le contexte du marché dans lequel on évolue, comme l’environnement économique. Une fois cette analyse faite, on peut mettre en place un plan d’action. Ce type de planification se fait habituellement par le département des ressources humaines, mais en collaboration avec les autres gestionnaires de l’organisation et également le service des finances.

À court terme, on qualifie ce processus de planification opérationnelle de la main-d’œuvre. Elle a pour objectif d’assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes d’une organisation pour déterminer les besoins actuels, comme pourvoir les postes vacants et fixer les horaires de quarts de travail. Si vous avez déjà eu à faire face à un manque de main-d’œuvre, vous savez déjà que les impacts se ressentent très rapidement : baisse de la productivité ou de la qualité du service, incapacité de rendre les livrables prévus, augmentation des heures supplémentaires, nécessité de repousser certaines échéances, etc. Au quotidien, la planification de la main-d’œuvre dite « opérationnelle » consiste principalement aux activités suivantes :

Gestion des quarts de travail selon les fluctuations des besoins opérationnels, d’achalandage, etc.
Gestion des postes vacants liés aux vacances, aux absences pour maladie, aux congés, etc.
Arrimage des horaires de travail selon les conventions collectives et/ou les ententes en vigueur
Gestion des employés en formation
Etc.

Toutes les organisations assurent en quelque sorte une planification à court terme de leur main-d’œuvre, puisqu’elle est essentielle à la mise en marche des activités. Toutefois, plus le nombre d’employés augmente dans l’organisation, plus cette planification opérationnelle peut devenir complexe et engranger du temps et des ressources considérables. Dans la grande majorité du temps, ce sont les superviseurs ou les gestionnaires d’équipe qui doivent prendre en charge cette responsabilité, qui devient malheureusement souvent une lourdeur administrative et déclenche bien des maux de tête.

Les impacts de la planification de la main-d’œuvre

Les impacts positifs d’une prise en charge adéquate de la planification de la main-d’œuvre sont multiples. En voici quelques exemples :

Augmentation de la flexibilité

En mettant en place une stratégie de planification de la main-d’œuvre, cela permet à votre organisation de faire face aux éventualités. Comme vous vous serez penché sur vos besoins actuels et futurs et que vous aurez établi un plan en fonction de ceux-ci, vous gagnerez en flexibilité.

Diminution des imprévus ou de leur impact

En l’absence d’une stratégie de planification de main-d’œuvre, vous demeurez à la merci des imprévus et vous en subissez les impacts. Cette stratégie est orientée vers une gestion proactive des effectifs. Ce qui veut dire que l’on peut exercer un certain contrôle sur les impacts négatifs des changements en s’y préparant.

Augmentation de l’efficacité

Peu importe votre type d’entreprise, la performance de celle-ci est liée directement aux talents qui se trouvent dans votre organisation. Sans main-d’œuvre en quantité et en qualité suffisante, les opérations ne peuvent pas atteindre leur plein potentiel. Donnez à votre entreprise les moyens d’atteindre ses objectifs avec une stratégie de planification de la main-d’œuvre.

Amélioration de la rentabilité

Une bonne planification de main-d’œuvre contribue directement à l’amélioration de la productivité des entreprises. Au lieu de réagir à l’urgence, vous vous permettrez d’anticiper les besoins et d’y répondre avec des solutions adéquates. L’embauche, la formation, le temps supplémentaire ne sont que quelques exemples des coûts que vous pouvez assurément réduire ou rentabilisés en ayant une planification efficace.

Croissance durable grâce à la planification de la main-d’œuvre

Hormis la planification de la main-d’œuvre au quotidien, une planification à long terme est aussi un exercice essentiel à la saine pérennité d’une organisation. Les effets sont non négligeables sur la performance de l’entreprise puisqu’elle concerne tous les besoins à prévoir en termes de talents et de compétences dans les années à venir.

Pourtant, il est souvent difficile d’y consacrer le temps nécessaire en raison de la charge importante que comporte la planification de la main-d’œuvre au niveau opérationnel. Ce qui est tout à fait normal puisque sans planification quotidienne, les postes non comblés entraînent des coûts : heures supplémentaires et retards possibles dans les échéanciers. En ayant une planification opérationnelle efficace, on évite des coûts et surtout, on libère du temps de gestion que l’on peut consacrer à la pérennité d’une entreprise à long terme.

Inévitablement, chaque entreprise effectue une forme de planification de main-d’œuvre. Cependant, si vous avez l’impression d’être trop souvent en réaction face à la planification des effectifs, c’est sans doute qu’il y aurait un avantage à se pencher sur la gestion stratégique de vos ressources humaines. Vous n’êtes d’ailleurs pas les seuls; selon une étude de SHRM, la Société de ressources humaines aux États-Unis, 50% des employeurs n’ont pas de plan à long terme. Pourtant, la planification stratégique leur permettrait d’anticiper les besoins de main-d’œuvre. En prenant le temps d’évaluer le contexte de votre organisation et en élaborant un plan de gestion prévisionnelle, vous serez en mesure d’avoir une approche proactive entre vos besoins de main-d’œuvre et vos ressources humaines. De cette façon, vous pouvez vous préparer à affronter le changement plutôt qu’à le subir.

Un service pour vous aider à mieux planifier la main-d’œuvre

SCE a développé une expertise en matière de planification de main-d’œuvre, que celle-ci soit opérationnelle ou stratégique.

Du côté opérationnel, depuis plusieurs années, notre équipe accompagne des entreprises en prenant en charge la responsabilité de la planification des horaires de travail selon leurs normes. Voici ce que notre équipe de planification de main-d’œuvre permet :

Offrir un point de référence pour la gestion des horaires;
Diminuer de la charge administrative auprès de l’équipe de gestion;
Assurer la stabilité du service dans le contexte actuel de la pénurie de main-d’œuvre;
Clarifier, mettre à jour et standardiser les procédures et pratiques de l’organisation;
Meilleure traçabilité des évènements et des processus;
Diminutions des heures supplémentaires et du taux d’absentéismes;
Assurer une communication constante entre toutes les parties prenantes;
Permettre une prise de décision équitable et objective selon les règles établies;
Diminuer les plaintes liées aux non-respects des règles en matière de gestion des effectifs.
Diminution des imprévus;

Si vous vous sentez interpellé par un ou plusieurs aspects concernant la planification de la main-d’œuvre de votre organisation, SCE est là pour vous accompagner. L’élément clé à retenir en matière de stratégie de planification de main-d’œuvre est le suivant : en prenant des mesures dès aujourd’hui pour préparer l’avenir de votre entreprise, vous contribuez à la croissance de celle-ci. Vous lui permettez de demeurer compétitive et de s’adapter aux changements.

Liens consultés

Bianka Larivière-Gaudet Conseillère à la planification de la main-d'œuvre